De kerstborrel. Elk jaar het eind van een hectische periode en het begin van iets moois, de kerstvakantie. Dit jaar mag (of moet) jij ‘m regelen. En omdat je een professional bent ga je hier een top kerstevent van maken.

Een originele borrel, waar mensen nog lang over zullen napraten. Een event waar de hapjes en drankjes van topkwaliteit zijn. Je hipster collega gaat vragen waar je deze fantastische playlist hebt gevonden. En de designjunkies van de afdeling geen twee meter kunnen lopen zonder een pica te zetten van jouw waanzinnige kerstversieringen voor hun instafeed #officelife.

Het wordt dus de beste en leukste kerstborrel van het jaar, zoveel is duidelijk. Je moet het alleen nog even regelen. No worries. We gaan je helpen. Met deze kerstborrel-guide in handen, behouden we je voor flaters, misstappen en cruciale fouten. Met deze guide wordt jouw kerstborrel de leukste van allemaal. Ho! Ho! Ho!

En of je nu een event organiseert voor 10 of voor 1000 personen. Komen er relaties en belangrijke klanten netwerken? Of is het alleen jullie afdeling? Met deze tips wordt elk event, businessborrel, kerst meetup of intieme kerstborrel naar een hoger niveau getild. En natuurlijk kun je al deze handige trucs ook toepassen op de nieuwjaarsborrel.

De Ultieme Kerstborrel Guide

en 8 fouten die je niet wilt maken

De lokatie

De lokatie van je kerstevent is van cruciaal belang en staat niet voor niets met stip op nummer 1 op onze lijst. Niet alleen wil de rest van de wereld ook een netwerkevent hosten in de week voor kerstperiode (die anders dan de zomervakantie voor alle 17 miljoen Nederlanders in precies dezelfde periode vallen), veel lokaties gaan zelf ook dicht rondom de Kerst. Reserveer dus als eerste de lokatie, voordat alle toffe hotspots zijn volgeboekt.

Welke lokatie het meest geschikt zijn is afhankelijk van de grote van je kerstborrel en een heleboel andere (belangrijke!) zaken. Lees snel verder welke punten op onze lijst je wilt kunnen afvinken op jouw droomlokatie. Welke details jouw feestje naar een hoger niveau gaan tillen. Hou die in je achterhoofd (of maak gewoon een lijstje) bij het kiezen van de juiste lokatie.

Grotere kerstborrels en relatiebeheer evenementen

Zeker bij de grote relatiebeheer of business meetings raad ik je met klem aan om een afspraak te maken met de bedrijfsleider of eventmanager van de door jouw gekozen lokatie(s). Kijk vooraf eens naar de reviews op Facebook of Tripadvisor.

Denk aan parkeermogelijkheden en opties voor collega’s en klanten die met openbaar vervoer willen komen. Hoe makkelijker de lokatie te bereiken is, vanaf jullie werkplek (of een andere locaties bij klanten), hoe hoger de opkomst op je kerstborrel zal zijn. Top evenementenlokaties zijn bijvoorbeeld in de buurt van centraal station.

Stuur vooraf vast een email met je wensen naar je uitgekozen lokaties, zodat de bedrijfsleider antwoord heeft op al je vragen. Het is belangrijk om een goed gevoel te hebben bij de eerste meeting. Je legt namelijk een deel van het succes van de borrel in handen van diegene aan de overkant van de tafel. De eerste indruk is heel belangrijk.

Probeer minstens twee – maar liever vijf – verschillende lokaties uit. Hoe gaan ze om met jouw wensen, wat zijn prijsverschillen en hoe zien de toiletten eruit. Ook heel belangrijk; vraag wat je tijdens de kerstperiode aan kerstversiering kunt verwachten (misschien zijn er foto’s van vorig jaar?) en of je een en ander zelf mag meenemen.

versiering-kerst-borrel

Kerstborrels voor collega’s en kleinere groepen

In het geval van een intiemere borrel voor alleen collega’s is juist hoe dichter bij kantoor, hoe beter. En in de meeste gevallen wordt in dat geval de urgentie nog hoger om die nieuwe tent op de hoek asap te strikken. Je denkt misschien dat de bedrijfskantine ook een goede lokatie is (iedereen is dan immers al op de juiste plek), maar we zouden je willen aanraden om eerst het hele artikel te lezen en dan nogmaals kritisch naar dat idee te kijken…

Zelfs als er weinig budget is om de hele borrel uit te besteden aan een bar of restaurant is er nog steeds veel te zeggen voor een ‘andere’ lokatie dan het kantoor. Je kunt veel besparen door zelf het een en ander te regelen, maar er zijn veel meer voordelen. En er zijn heel veel leuke locaties te huur!

 

Waarom de bedrijfskantine geen geschikte lokatie is voor de kerstborrel

  1. Deze plek is en ademt ‘werk’. Niet ‘gezellige, vrolijke, kerstige-borrel.’

  2. De goed verlichte bedrijfskantine is (in de meeste gevallen) niet gemaakt om gezellig te borrelen. TL buizen en 1000 lumen lampen zijn handig en hebben veel functies. Het creëren van een feestelijke sfeer is daar niet een van.

  3. Muziek. Wanneer je denkt, ‘Leuk feestje, maar ik mis iets..’, is er meestal niet aan de muziek gedacht. Een geheel onterecht ondergeschoven kindje, want muziek is héél belangrijk. Er is tegenwoordig een grote kans dat ook bij jullie op elke werkplek een setje oordoppen of headphones ligt. En dat betekent meestal ook dat de enige aanwezige boxen op kantoor afkomstig zijn van je macbook. Don’t go there. Het is onprofessioneel en lelijk. Echt. Niet. Doen.

  4. Yes, wij kennen ze ook. De workaholics. Probeer die maar eens van hun computer weg te rukken wanneer die binnen handbereik is. Wanneer je ze uit hun werkomgeving haalt, is er in elk geval een fysieke afstand en zullen ze worden gedwongen om zich onder te dompelen in jouw waanzinnige kerst event.

  5. Jullie keuken is reuze gezellig om te kletsen bij de koffie automaat en de koelkast is perfect voor bewaren van je lunch. Maar het is niet de beste plek voor het koud zetten van tig dozen wijn, kratten bier. Laat staan dat er plek is om mooie (en warme) hapjes te maken, op te slaan en te serveren.

  6. Hebben jullie eigenlijk voldoende wijnglazen, flutes, bordjes en bestek in huis? Champagne uit je Werknemer-Van-De-Maand-Mok is ook weer zo.

  7. Wie gaat de boodschappen eigenlijk al die trappen op tillen? En halen? Wij hebben ooit zelf eens met twee karren vol feestelijke ingrediënten door de super gelopen, das geen feest.

  8. Wanneer jij en je collega’s uit de sleur van het kantoorinterieur worden gehaald, zorg je voor een out of de box sfeertje. De niveau’s binnen de bedrijfsstructuur vallen weg, verschillende afdelingen vloeien makkelijker door elkaar heen en nieuwe ideeën en vriendschappen worden gemaakt. Klinkt als een fantastische kerstborrel, toch?

  9. Misschien is dit ook een goed moment om na te denken over the day after, of misschien zelfs the hour after. Wie gaat dit allemaal schoonmaken? Wat doe je met al die overgebleven ossenworsten en hoelang is die artisanale brie eigenlijk houdbaar. Oh ja, de glasbak.

  10. En dan gaan we er nu even vanuit dat jouw kantoor elk jaar de prijs voor Best Versierde Bedrijf van Nederland in de wacht sleept en dat je creatieve collega’s zich daar elk jaar over enthousiast ontfermen. Anders moet je daar ook nog mee aan de slag. En ook dat moet weer worden opgeruimd.

Hoe organiseer je het beste kerst event?

Nu je weet waar de valkuilen liggen en wat echte no-no’s zijn wanneer je een event organiseert kunnen we aan de slag. En geloof ons, het organiseren van dit soort evenementen, nieuwjaarsborrels en kerstdiners is echt heel erg leuk. Vooral wanneer je aan alles hebt gedacht. Geef nu niet op. En lees nog even mee.

 

Muziek

Zoals gezegd is muziek op je kerst evenement, maar zeker ook bij business events en intieme kerstborrels van groot belang. Natuurlijk kun je voor grotere evenementen een band of DJ huren. Begin hiermee ook ruim van te voren, om dezelfde reden, iedereen organiseert borrels en kerstfeestjes rond dezelfde tijd. De band en DJ zorgen meestal zelf voor apparatuur, zoals de muziekinstallaties. Overleg wanneer je jouw netwerkevent op een andere locatie plaatsvindt naar de mogelijkheden voor muziek. Vaak is er een goede installatie waarop een en ander kan worden aangesloten.

Draadloze boxjes

Een andere optie – geschikt voor kleine borrels – zijn draagbare en draadloze boxjes bijvoorbeeld van JBL. Deze zeer betaalbare (vanaf €24 per stuk) en populaire boxjes kun je allemaal op elkaar aansluiten. Muziek speel je heel makkelijk via bluetooth af. Je hebt zo’n vijf uur draadloos muziek, maar je kunt ze natuurlijk ook weer inpluggen. Kopen kan, maar vraag ook eens bij collega’s of je die van hun mag lenen. Wat betekent dat je meer ruimte overhoudt voor een mooie kerstcocktail in het budget.

Perfects.nl – muziek voor de kerst

Vraag die ene vriend die zoveel van muziek weet eens naar zijn perfecte muzieklijst voor jouw event of neem een kijkje op perfects.nl. Deze site is een mustvisit voor de muziekverslaafden onder ons. Een aanrader als je graag nieuwe muziek ontdekt. Alle lijsten worden samengesteld door experts (wij vinden deze wel lekker vrolijk en wild, deze is meer nostalgisch, jazzy en een tikkie romantisch, maar er is veel meer te vinden. Zoek op ‘Kerst’ of ‘Christmas’.) en in elk genre zijn meerdere écht goeie lijsten te vinden, die je direct in Spotify kunt zetten. Luister elke lijst wel helemaal door voordat je hem toevoegt aan je ultieme collectie. En bekijk de totale duur van de lijst. Je wilt niet vijf keer hetzelfde liedje horen tijdens je zo zorgvuldig voorbereide borrel.

Kerstversiering

Een kerstborrel zonder versiering is gewoon een borrel. Ook leuk. Maar niet wat jij organiseert! Dit is dus niet iets wat je kunt overslaan. Een ruimte versieren is niet makkelijk, maar houd je vast aan deze tips en het komt goed.

  • Go big or go home. In het geval van versieringen kun je het beter te groot dan te klein aanpakken. Zorg voor grote eyecatchers (kerstbomen, een opblaasbare rendieren, kerststallen, mega kerstballen aan het plafond) en blijf niet hangen in kleine truttige ‘dingetjes’. Dingen die thuis heel leuk lijken, kunnen op een event compleet wegvallen en de plank helemaal misslaan. Liever drie grote items, dan overal net niks.
  • Bedenk een thema. Natuurlijk is het al kerst, maar je zet flink zoden aan de dijk met wanneer je gaat voor bijvoorbeeld ‘witte kerst’, ‘winterwonderland’ en glitters doen het altijd goed. En als je een dresscode in de uitnodiging zet zijn je gasten ook nog eens extra versiering.
  • Denk aan lichtjes. Een priklint geeft veel sfeer en is niet duur.
  • Met slingers kun je snel en goedkoop een ruimte aankleden.
  • Maak hoekjes. Mensen vinden het nooit fijn om in een grote ruimte het middelpunt te zijn. Maak hoekjes doormiddel van kerstbomen, statafels en andere grote objecten. Verhogingen zijn ook top.
  • Laat stoelen weg. Wanneer mensen staan, zijn ze actiever, beginnen eerder een gesprek of misschien zelfs een dansje. Wij eenmaal zit, is al bijna thuis. Op de bank. En niet aan het netwerken of feesten.
  • Statafels of een bar zijn wel een goed idee. Wanneer je een drankje nergens kunt neerzetten drinken mensen ongemerkt veel sneller.
  • Wanneer ook je drankjes en hapjes er prachtig uitzien doet dat ook een hoop voor de beleving van je gasten. Daarover hieronder meer.

Huur

Er bestaan heel veel bedrijven die je geweldig kunnen bijstaan bij het organiseren van je kerst evenement. Je hoeft echt niet alles te kopen. Veel verhuurbedrijven kleden ook grote events aan en verhuren naast servies, (garderobes, koelkasten, statafels!), ook aankledingsmateriaal. Ook hier is het, wie het eerst komt, die het eerst maalt. Wees er op tijd bij! Wanneer je een keuze maakt in huurspullen, ga dan niet automatisch voor de goedkoopste optie. Denk maar eens wat een mooie wijnglas met jouw persoonlijke beleving doet? Precies.

Wanneer je dit aan het regelen bent is het ook handig om af te spreken hoe en wanneer de huurspullen geleverd, maar vooral ook opgehaald worden. Je hebt vast weinig zin om op derde kerstdag tussen acht en negen op kantoor te wachten tot je de spullen weer kan meegeven? En wist je dat heel veel huurbedrijven spullen vies retour nemen? Dat scheelt een flinke afwas…
Bewaar de pakbon zorgvuldig, hiermee controleer je makkelijk welke spullen je mist en wat er kapot is gegaan achteraf.

Eten en drinken

Met hapjes en drankjes maak je een feestje compleet. Wanneer je echt uitpakt geef je collega’s en relaties iets om over te praten en onderscheidt je jouw evenement van de bitterballen en lauwe witte wijn partijtjes. Natuurlijk kun je boodschappen door Albert Heijn laten bezorgen tot in de keuken van kantoor (bekijk hier de lekkerste wijnen onder een tientje bij AH). Maar er zijn ook bedrijven die gespecialiseerd zijn in wijn en die je een heleboel retour mag geven wanneer je ‘over’ hebt. Grapedistrict heeft zelfs een service die koelers en wijnglazen meelevert en weer ophaalt. Niet gek.

Wijn-event-kerst

Cocktails en Champagne

Naast wijn zorg je voor lekkere koude biertjes, misschien een spetterende kerstcocktail, of mooie Champagne (klik hier voor een mooie betaalbare) om te proosten maar vergeet zeker de alcoholvrije drankjes niet. Er zullen ook nog een heleboel mensen de weg op moeten. Ook voor die onthouders is het Kerst, regel daarom naast cola en spa ook een alcoholvrije cocktail, bijvoorbeeld een alcoholvrije Gin&Tonic. Punten scoren!

Kerstige hapjes

Dan voedsel. Dat is nodig. Mensen hebben honger en je wilt ze op je event, borrel, netwerkbijeenkomst of nieuwjaarsfeest houden. Hiermee kun je echt alle kanten op. Voor de kleinere borrels kun je een lokaal restaurant vragen om hapjes te brengen, of je regelt bitterballen via Foodora of Deliveroo. Natuurlijk kun je ook zelf aan de slag met worst, kaas en nootjes. Soms een beetje lastig inschatten qua hoeveelheden, maar veel hapjes kun je makkelijk invriezen (worst) of zijn heel lang houdbaar (chips).

Persoonlijk zijn we van het flink uitpakken met hapjes en dan raden we je aan om het aan de professionals over te laten. Je hebt als het goed is je handen vol aan je gasten, klanten en/of collega’s. Dit is niet het moment om de keukenprins of prinses uit te hangen. En voor je stress niveau doet het ook niet veel goeds om zelf met de hapjes rond te gaan. Regel een nichtje of buurjongen om de hapjes rond te brengen, of bij grotere evenementen laat de cateraar ook bedienend personeel regelen. Deze hap uit je budget, is het meer dan waard.

Stuur een uitnodiging

Zeker bij grote events is dit natuurlijk een no brainer, maar bij kleinere kerstborrels is dit ook een aanrader. Breng je gasten vast in de stemming en vertel vast iets over je thema (en de bijbehorende dresscode) (het foute kersttrui thema kan trouwens echt niet meer), de lokatie en waar mensen het beste kunnen parkeren. Of wat de beste OV route is.

Men vindt het over het algemeen heel fijne om te weten wat ze te wachten staat en mensen houden eigenlijk helemaal niet van verrassingen. Vertel ze dus van hoe laat tot hoe laat het event duurt en wat er van ze verwacht wordt. Een wervende tekst kan nooit kwaad! Naast jullie bedrijfsgegevens is het ook makkelijk om jouw persoonlijke telefoonnummer of mailadres op de invite te zetten. Mochten gasten vragen hebben, (of misschien heeft je belangrijke klant wel een pinda allergie?) dan hebben ze makkelijk en snel contact met de juiste persoon.

Wil je graag weten wie er allemaal komen? Neem een RSVP mee in de uitnodiging.

Zeker doen | een gezamenlijke toost

Wanneer je een ‘moment’ inplant tijdens je event (neem de tijd even mee in de uitnodiging), bijvoorbeeld een speech van de directeur, weet je zeker dat iedereen rond dit tijdstip aanwezig zal zijn. Het zorgt voor een minder ‘versnipperde’ borrel. Dit ook het moment om eventuele cocktails en champagne uit te serveren voor een gezamenlijke toost. Vergeet niet de gasten te bedanken voor hun komst.

toost-kerst-event-organiseren

Aan het eind van de avond

We zijn bijna rond. Maar deze laatste tips voor jouw kerstborrel zijn de kers op de taart. Denk na of je gasten en collega’s misschien een cadeau of goodiebag wilt meegeven. Ook voor het uitdelen van kerstpakketjes is dit het ideale moment. Met een goodie weet je zeker dat klanten thuis iets tastbaars van jouw bedrijf hebben liggen. Hiermee ben je top of mind!

Let wel, een goodiebag behoort naar onze mening goed gevuld te zijn, anders sta je straks bekend als dat bedrijf met die zielige goodiebags. Dan kun je beter niets meegeven, behalve een fantastische kerstborrel natuurlijk. Zijn de kerstpakketjes nog niet in huis? Kijk hier eens voor een origineel cadeau.

Kerstpakket

De schoonmaak

Het minst leuke gedeelte van de borrel, maar het moet helaas ook gebeuren. Wanneer je een lokatie huurt kun je de schoonmaak afkopen. Zeker doen! Wanneer je een cateraar in huis haalt kun je die ook vragen of na afloop op te ruimen, of huur een schoonmaakbedrijf in. Vraag die ook om alle vuilnis en lege flessen mee te nemen. Zoals eerder gezegd, wanneer je spullen huurt kun je die vaak gebruikt retouren. Een optie die je zeker wilt nemen.

Besteed alles uit

Ben je er nu al helemaal klaar mee? Laat je evenement organiseren. Door Wouter bijvoorbeeld.